Deel je bedrijfsinformatie met een andere partij? Bijvoorbeeld concurrentiegevoelige informatie met een werknemer? Of een goed idee met een investeerder? Dan loop je het risico dat deze informatie openbaar wordt gemaakt of dat iemand er mee van door gaat. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Met een geheimhoudingsverklaring kun je jouw informatie contractueel beschermen. In dit artikel leggen we uit wanneer het verstandig is om een geheimhoudingsverklaring te gebruiken en zetten we de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij.

Moet ik een geheimhoudingsverklaring opstellen?

Met een geheimhoudingsverklaring (of non-disclosure agreement ‘NDA’) verplicht je een ander om bepaalde informatie vertrouwelijk te behandelen. Het is dus een manier om informatie over jouw bedrijf te beschermen, zodat je deze kunt delen met bijvoorbeeld een werknemer, een (toekomstige) samenwerkingspartner of een koper.

Niet alle bedrijfsinformatie heeft contractuele bescherming nodig. Zo is het niet zinvol om een geheimhoudingsverklaring op te stellen voor informatie die toch al algemeen toegankelijk is. Maar de behoefte aan geheimhouding bestaat wel als je binnen jouw bedrijf te maken hebt met vertrouwelijke of gevoelige informatie. Denk daarbij aan:

• winstcijfers en winstprognoses;
• personeelsgegevens;
• je klantenbestand;
• contracten met stakeholders;
• een goed idee;
• een nog niet-gepubliceerde octrooiaanvraag, of;
• kennis over het productieproces.

Veel soorten en maten

Afhankelijk van de aard van de informatie en de relatie tussen partijen, varieert de reikwijdte van de geheimhoudingsverklaring. Van – aan de ene kant – een algemene bepaling, waarin je afspreekt om de gedeelde informatie vertrouwelijk behandelen. Tot – aan de andere klant –  een specifieke clausule waarin je gedetailleerd beschrijft welke informatie met wie mag worden gedeeld. Hoe ver de geheimhouding moet reiken, verschilt van geval tot geval.

Ook de vorm van de geheimhoudingsverklaring verschilt. Zo is een aparte geheimhoudingsovereenkomst meestal aan de orde als het nog te vroeg is om bindende afspraken met elkaar te maken. Dat is bijvoorbeeld het geval als partijen zich nog aan het oriënteren zijn op de mogelijkheid van een samenwerking of een overname. Omdat tijdens dit proces (vaak over en weer) gevoelige informatie wordt gedeeld, vormt de geheimhoudingsovereenkomst dan vaak de opmaat voor een samenwerkingsovereenkomst, fusie of overname.

Deel je binnen een (al bestaande) contractuele relatie gevoelige of vertrouwelijke informatie? Bijvoorbeeld met een werknemer, leverancier of klant? Dan kun je de geheimhoudingsverklaring ook opnemen als clausule in het bestaande contract of in je algemene voorwaarden.

Aandachtspunten bij het sluiten van een geheimhoudingsverklaring

Wil je een geheimhoudingsverklaring opstellen? Houd dan rekening met de volgende 6 punten.

1. Need-to-know: wat iemand niet weet, kan hij niet delen met anderen

Hoe goed je geheimhoudingsverklaring ook is, je kunt het lekken van geheime informatie er nooit helemaal mee voorkomen. Verstrek informatie daarom alleen op een need-to-know basis. Met andere woorden: geef de ander uitsluitend toegang tot de informatie die hij daadwerkelijk nodig heeft. Dat kun je bijvoorbeeld doen door klanten- of personeelsgegevens te anonimiseren.

2. Denk aan het boetebeding

Met een boetebeding voorkom je dat de geheimhoudingsverklaring een tandeloze tijger wordt. Na een schending van de geheimhoudingsverklaring, is het namelijk vaak lastig om te bewijzen wat (de hoogte van) de werkelijke schade is. Bovendien blijkt in veel gevallen dat de schade zich pas later openbaart, waardoor er op het moment dat de informatie onbevoegd wordt gedeeld nog helemaal geen schade is.

Neem je in de geheimhoudingsverklaring een boetebeding op? Dan fixeer je de schade vooraf, waardoor je die schade niet meer hoeft aan te tonen als iemand de geheimhoudingsverklaring schendt. Vergeet dus niet om een boetebeding op te nemen. Daarbij geldt: hoe forser de boete, des te effectiever de geheimhoudingsverklaring.

3. Definieer de vertrouwelijke informatie

Je kunt pas aantonen dat de geheimhoudingsplicht is geschonden, als helder is welke specifieke informatie vertrouwelijk moet blijven. Het is daarom belangrijk om duidelijk in de verklaring op te nemen wat jullie verstaan onder het begrip ‘informatie’.  Leg  daarbij ook vast welke partij welke informatie inbrengt.

Niet alle informatie maakt onderdeel uit van de geheimhoudingsverklaring. In de praktijk wordt een uitzondering gemaakt voor informatie die:

• door iedereen kan worden gevonden en (dus) algemeen bekend is;
• door een partij zelf is ontwikkeld en;
• partijen al hadden voordat de geheimhoudingsverklaring werd gesloten.

4. Kring van personen

Ook de  reikwijdte van de NDA is een punt van aandacht. Definieer daarom wie er allemaal toegang krijgt tot de betreffende informatie. Afhankelijk van het belang van de geheimhouding, kun je ervoor kiezen om de verschillende personen ook bij naam te noemen.

Krijgen werknemers of adviseurs van je contractspartij ook toegang tot de betreffende informatie? Spreek dan ook af dat deze personen vertrouwelijk met jouw informatie moeten omgaan. Dit kun je doen door in de geheimhoudingsverklaring op te nemen dat de wederpartij (ook) aansprakelijk is voor schendingen van de geheimhoudingsplicht door derden waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

5. Duur van de geheimhouding

Vergeet niet om in de verklaring op te nemen voor welke periode de geheimhoudingsverplichting geldt. Alle informatie die partijen buiten deze periode met elkaar delen hoeft dus niet (meer) geheim te worden gehouden.

Tip. Spreek af dat de vertrouwelijkheid ook voortduurt nadat de periode van geheimhouding is geëindigd. Zo voorkom je dat gedeelde informatie binnen de geheimhoudingsperiode daarna alsnog openbaar wordt gemaakt.

6. Het einde van de samenwerking

Denk ten slotte na over wat er ná de samenwerking of onderhandelingen moet gebeuren met de gedeelde informatie. Moet de informatie bijvoorbeeld worden teruggegeven of worden vernietigd? Maak ook hier afspraken over en leg dit vast.

Geheimhouding in de arbeidsovereenkomst

Krijgt jouw werknemer bij de uitoefening van zijn functie toegang tot vertrouwelijke of gevoelige bedrijfsinformatie? Dan doe je er goed aan om je werknemer te verplichten om deze informatie vertrouwelijk te behandelen. Denk bijvoorbeeld aan een financieel medewerker die inzicht heeft in de winstcijfers en andere gevoelige financiële informatie.

Neem je een geheimhoudingsverklaring in een arbeidsovereenkomst op? Houd dan rekening met de volgende aandachtspunten:

• Voor werknemers wordt de geheimhoudingsverklaring meestal opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Er hoeft dan dus geen aparte overeenkomst gesloten te worden.
• De geheimhoudingsverklaring van een werknemer is bijna altijd eenzijdig, omdat alleen de werknemer toegang krijgt tot vertrouwelijke (bedrijfs)informatie.
• Schendt de werknemer de geheimhoudingsplicht? Dan kan dat reden zijn voor ontslag. Neem echter ook altijd een boetebeding op, zodat je ook na het einde van het dienstverband naleving van de geheimhoudingsclausule kunt afdwingen.

Geheimhouding bij fusie of overname

Ook in het geval van een fusie of overname krijgt de (potentiële) fusiepartner of koper toegang tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Denk bijvoorbeeld aan toegang tot klantenbestanden, kennis over je productieproces of informatie over de financiën van je bedrijf. Lopen de onderhandelingen op niets uit? Dan zorg je er met een geheimhoudingsverklaring voor dat de bedrijfsgevoelige informatie (of informatie over het overnametraject) niet op straat komt te liggen.

Houd bij het opstellen van deze geheimhoudingsverklaring rekening met de volgende punten:

• Deel je gevoelige bedrijfsinformatie voordat er bindende afspraken zijn Dan is een aparte overeenkomst meestal de manier om de geheimhouding vast te leggen.
• Stel vast of het om een eenzijdige of meerzijdige geheimhouding gaat. Ga daarom na of beide partijen vertrouwelijke informatie aan elkaar verstrekken of dat slechts één partij vertrouwelijke informatie aan de andere partij(en) verstrekt.
• Wil je niet dat naar buiten komt dat je een fusie of overname overweegt? Spreek dan af dat ook hierover niets openbaar mag worden gemaakt.

Geheimhouding bij samenwerking of investering

Heb je een goed idee? Wil je een product verder ontwikkelen? Of ben je op zoek naar investeerders? Dan is het verstandig om je (toekomstige) samenwerkingspartner of investeerder een geheimhoudingsovereenkomst te laten ondertekenen. Zo beperk je juridisch het risico dat iemand met jouw idee of product er vandoor gaat.

Aandachtspunten bij het opstellen van een dergelijke geheimhoudingsverklaring:

• Onderzoeken jullie nog of een samenwerking tot de mogelijkheden behoort? Sluit dan (eerst) een aparte geheimhoudingsovereenkomst. Staat al vast dat jullie gaan samenwerken? Dan kun je de geheimhoudingsverklaring ook opnemen in de samenwerkingsovereenkomst.
• Stel vast of er sprake moet zijn van een eenzijdige of meerzijdige geheimhouding. Ga daarom na of beide partijen vertrouwelijke informatie aan elkaar verstrekken of dat slechts één partij vertrouwelijke informatie aan de andere partij(en) verstrekt.
• Een licentie of overdracht van intellectuele eigendomsrechten neem je niet op in de geheimhoudingsverklaring.

Met een gerust hart informatie delen?

Deel je geheime of vertrouwelijke informatie met iemand anders? Zorg er dan voor dat jouw vertrouwelijke of bedrijfsgevoelige informatie niet zonder gevolgen kan worden gedeeld.

Laat de geheimhoudingsverklaring door ons opstellen of controleren om er zeker van te zijn dat je jouw bedrijfsgevoelige informatie juridisch goed beschermt. Loop je tegen problemen aan over de openbaarmaking of het gebruik van jouw waardevolle informatie? Ook dan helpen wij je graag verder. Zonder moeilijk juridisch jargon, met heldere afspraken. Beloofd!