Heb je personeel in dienst? Dan krijg te maken met de regels rondom ziekteverzuim. In deze Q&A heb ik  de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij gezet.

Algemeen

Wanneer is sprake van ziekteverzuim?

Er is sprake van ziekteverzuim als je werknemer door arbeidsongeschiktheid zijn vanwege medische redenen zijn werk niet kan of mag uitvoeren. Ziekteverzuim komt in verschillende vormen voor:

  • Kortdurend ziekteverzuim, bijvoorbeeld in geval van migraine of een infectie.
  • Is een werknemer regelmatig voor korte tijd ziek? Dan gaat het om frequent kortdurend ziekteverzuim. Dit kan verschillende oorzaken hebben. De betreffende werknemer kampt bijvoorbeeld met een chronische ziekte of er spelen persoonlijke of arbeidsgerelateerde omstandigheden.
  • Van langdurig ziekteverzuim wordt gesproken als de ziekte langer dan 4 weken duurt. Dat kan bijvoorbeeld komen door psychische klachten of letsel na een ongeval of langdurige lichamelijke klachten.

Let op. Of je werknemer inderdaad arbeidsongeschikt is, bepaal je als werkgever niet zelf. Dat oordeel is voorbehouden aan de bedrijfsarts.

Hoe voorkom ik onnodig verzuim?

Ziek is ziek, maar toch zijn er een aantal dingen die je kunt doen om onnodig ziekteverzuim te voorkomen:

  • Zorg voor een goede werksfeer. Werknemers die blij zijn met hun werk en de organisatie waarvoor ze werken, melden zich minder vaak ziek.
  • Werp een drempel op door werknemers zich persoonlijk ziek te laten melden bij hun leidinggevende. Deze regel leg je vast in het verzuimprotocol.
  • Leg in het arbeidscontract vast dat je wachtdagen inhoudt (per ziekmelding maximaal 2). Of beloon de werknemer die zich niet ziek meldt juist met een financiële vergoeding of zorg voor een beperkte opbouw van (bovenwettelijke) vakantiedagen.
  • Meldt een bepaalde werknemer zich vaker voor korte tijd ziek? Ga dan met hem werknemer in gesprek en onderzoek of daar een dieperliggende oorzaak achter ligt. Is de werknemer bijvoorbeeld ontevreden over zijn werk of inkomen? Of ervaart de werknemer veel stress?
  • Twijfel je eraan of je werknemer wel echt ziek is? Laat de arbodienst of de bedrijfsarts dan binnen de geldende regels een controle uitvoeren.

Verzuimbeleid en -protocol

Moet ik een ziekteverzuimbeleid opstellen?

Ja, als werkgever ben je wettelijk verplicht om een ziekteverzuimbeleid voeren.  Daarin leg je vast hoe jouw organisatie omgaat met verzuim door ziekte van je werknemers. Een doeltreffend verzuimbeleid bevat in ieder geval een verzuimprotocol, waarin je de regels beschrijft die binnen jouw bedrijf in geval van ziekte gelden.

Wat moet er in het verzuimprotocol staan?

Met een verzuimprotocol verschaf je duidelijkheid over de regels die gelden voor verzuimverlof door ziekte. Werknemers moeten zich hieraan houden. Verwerk de volgende punten in ieder geval in het verzuimprotocol:

  • Beschrijf hoe de ziekmelding moet verlopen. Hoe, bij wie en wanneer moet de werknemer zich ziek melden? Wat gebeurt er als hij de contactpersoon niet kan bereiken? En heeft de werknemer een (verpleeg)adres waar hij verblijft? Wie moet hij nog meer op de hoogte stellen? Leg vast welke vragen je de werknemer (niet) stelt.
  • Geef aan hoe de procedure na de ziekmelding Als werkgever ben je bijvoorbeeld verplicht om de ziekmelding binnen een week te melden bij de Arbodienst. Geef in het protocol ook aan hoe de werknemer zich weer beter meldt.
  • Beschrijf in het verzuimprotocol wat je van je werknemer verwacht op het gebied van bereikbaarheid en thuisblijven. In hoeverre moet de werknemer tijdens zijn ziekte bereikbaar zijn? Kan hij bijvoorbeeld een thuisbezoek verwachten van de Arbodienst? En wanneer mag hij zijn thuisadres verlaten?
  • Bij langdurig zieke werknemers moet je minimaal 1 keer in de 6 weken contact hebben met elkaar. Beschrijf wat dit contact inhoudt en hoe de werknemer bereikbaar moet zijn.
  • Leg uit wat de bedrijfsarts doet en hoe het spreekuur in zijn werk gaat. Hoe kunnen afspraken worden verzet? Hoe kunnen werknemers gebruikmaken van hun recht om preventief het spreekuur te bezoeken?
  • Wijs de werknemer op de mogelijkheid van een aanvraag deskundigenoordeel bij het UWV wanneer hij het niet eens met het advies van de bedrijfsarts.
  • Beschrijf wat er in geval van langdurig verzuim tijdens de re-integratie van werkgever en werknemer wordt verwacht. Vermeld daarin de stappen die je volgens de Wet Poortwachter moet doorlopen. Geef aan wat de zieke werknemer moet doen als hij op vakantie Bij wie moet hij dit melden? En moet er advies aan de bedrijfsarts worden gevraagd?
  • Beschrijf ook welke sancties aan de werknemer kunnen worden opgelegd als hij zich niet houdt aan de regels en voorschriften uit het verzuimprotocol. Leg bijvoorbeeld vast dat je in geval van een schending bevoegd bent om het salaris op te schorten of stop te zetten. Let op. Deze sancties kun je alleen opleggen voor regels die ook echt schriftelijk zijn vastgelegd.

Wanneer moet ik de bedrijfsarts of arbodienst inschakelen?

Iedere ondernemer met personeel moet een basiscontract sluiten met arbodienstverlener. Daarin spreek je onder andere af:

  • Wanneer en hoe je werknemers ziek meldt;
  • Hoe de toegang tot de bedrijfsarts voor zieke werknemers is geregeld;
  • Hoe de werknemer een second opinion kan aanvragen als hij het niet eens is met het oordeel van de bedrijfsarts;
  • Welke rol de bedrijfsarts heeft bij verzuimpreventie.

Vervolgens komt de bedrijfsarts pas in beeld als een werknemer ziek wordt. Gaat het om een kortdurend ziekteverzuim? Dan hoef je de werknemer alleen ziek te melden bij de arbodienst of de bedrijfsarts. Maar lijkt het erop dat de ziekte langer duurt? Dan moet je de bedrijfsarts inschakelen voor verzuimbegeleiding en re- integratie.

Wat doet de bedrijfsarts?

De bedrijfsarts maakt onder meer een analyse van de verzuimsituatie en geeft advies over de verwachtingen, mogelijkheden en beperkingen van de zieke werknemer. Daarnaast adviseert hij over de (in de praktijk veelvoorkomende) vraag of de werknemer arbeidsongeschikt is door ziekte of om andere redenen niet kan of wil werken.

In geval van arbeidsgerelateerde klachten kan ook sprake zijn van situationele of situatieve arbeidsongeschiktheid. Hoewel het dan in feite niet om ziekte gaat (maar om een arbeidsconflict of om omstandigheden van niet-medische aard), geeft de bedrijfsarts ook dan advies (bijvoorbeeld om met elkaar in gesprek te gaan of om een onafhankelijke derde in te schakelen). En ook of de werknemer in staat is om te werken.

Ziekmelding

Hoe moet de werknemer zich ziek melden?

Kan je werknemer door ziekte niet komen werken, dan moet hij zich zo snel mogelijk ziek melden. Hoe, wanneer en bij wie dat moet, bepaal jij als werkgever. Deze regels moeten bekend zijn bij je personeel. Dat gebeurt vaak in een verzuimprotocol.

Wat moet ik doen als mijn werknemer zich ziek meldt?

Zodra je werknemer zich ziek meldt, is er een aantal dingen die je als werkgever (niet) moet doen:

  • Stel allereerst de juiste vragen aan je werknemer. Vraag bijvoorbeeld niet wat er aan de hand is, daarmee schend je de privacyrechten van je werknemer. Wel mag je vragen wanneer de werknemer verwacht weer aan het werk te kunnen zijn.
  • Meld de ziekmelding bij de bedrijfsarts of arbodienst. Over hoe en wanneer je de ziekmelding doet heb je afspraken gemaakt met de arbodienst, maar meestal moet dit binnen 1 week na de eerste ziekmelding.
  • Ga na of je de ziekmelding moet doorgeven bij het UWV. In de meeste gevallen hoeft dat pas als de werknemer 42 weken ziek is. Maar heeft je werknemer recht op een Ziektewetuitkering? Of loopt het arbeidscontact tijdens de ziekteperiode af? Dan moet je eerder al een melding doen bij het UWV.
  • Wordt jouw werknemer arbeidsongeschikt verklaard? Dan betaal je het loon (afhankelijk van de gemaakte afspraken) voor minimaal 70% door.
  • Is de werknemer niet ziek, maar is er in plaats daarvan sprake van situatieve arbeidsongeschiktheid? Dan hoef je het loon strikt genomen niet door te betalen. In de praktijk adviseren bedrijfsartsen dan echter  vaak een interventieperiode, waarbij het loon dan wel wordt doorbetaald.
  • Een zieke werknemer mag je slechts in bepaalde situaties ontslaan. Ontsla een zieke werknemer dus niet (zo maar). Weten hoe dit zit? Lees mijn artikel: ‘Wanneer mag ik mijn zieke werknemer ontslaan?’.
  • Help je werknemer om zo snel mogelijk weer terug aan het werk te gaan.

(Wanneer) mag ik een ziekmelding weigeren?

Houd er allereerst rekening mee dat jij als werknemer niet mag bepalen of een werknemer inderdaad ziek is. Dat oordeel is voorbehouden aan de bedrijfsarts. Dus een ziekmelding weigeren, omdat je vindt dat de werknemer best nog wel kan werken is niet toegestaan.

Toch zijn er wel situaties waarin je de ziekmelding mag afwijzen:

  • Het is overduidelijk dat de werknemer niet echt ziek, maar niet kan of wil werken vanwege een andere reden. Er moeten dan wel echt concrete aanwijzingen zijn dat de ziekmelding vals is. Vermoed je een valse ziekmelding? Dan kun je er ook een ziekmelding onder voorbehoud van maken, totdat de bedrijfsarts er over heeft geadviseerd.
  • Niet de werknemer zelf, maar bijvoorbeeld een familielid is ziek. In dat geval heeft de werknemer geen recht ziekteverlof. Wel staan er dan andere verlofmogelijkheden open, zoals kortdurend zorgverlof of calamiteitenverlof.

Wanneer de ziekmelding niet voldoet aan de door jou gestelde schriftelijke voorschriften, is loonopschorting het aangewezen middel, totdat de werknemer zich wel aan de schriftelijke voorschriften houdt. De ziekmelding is bijvoorbeeld niet persoonlijk of de werknemer weigert de noodzakelijke informatie te geven.  Let op, deze opschorting moet aan de werknemer direct medegedeeld worden.

Recht op privacy van de werknemer

Wat mag ik wel en niet vragen aan een zieke werknemer?

Bij de ziekmelding moet je rekening houden met de privacyregels. Je mag een werknemer daarom niet vragen naar de aard en de oorzaak van zijn klachten.

De volgende vragen mag je wél stellen en vastleggen:

  • hoe je de werknemer kunt bereiken;
  • hoe lang de werknemer verwacht ziek te zijn;
  • welke afspraken en werkzaamheden er nog lopen;
  • of de ziekte is veroorzaakt door een arbeidsongeval (je mag echter niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is);
  • of de ziekte komt door een verkeersongeval met regresmogelijkheid;
  • of de werknemer volgens vangnetbepalingen ‘no-riskpolis’ of ‘compensatieregeling oudere werknemer’ recht heeft op een ziektewetuitkering.

Let op. In de praktijk zien we vaak dat de werknemer best wel wil vertellen wat er aan de hand is. Houd er dan rekening mee dat je de informatie over de ziekte niet mag registeren en/of delen met anderen.

Mag ik controleren of mijn werknemer ziek is

Je mag niet zelf controleren of een werknemer ziek is. Wel mag je aan de Arbodienst of de bedrijfsarts vragen om deze controle uit te voeren. Daarbij moet je rekening houden met de privacyregels. Dat betekent bijvoorbeeld dat van de werknemer niet mag worden verwacht dat hij de hele dag thuis is.

De arboarts of arbodienst mag wel:

  • Controleren of de werknemer inderdaad echt arbeidsongeschikt is of dat bijvoorbeeld sprake is van arbeidsgerelateerde problemen (arbeidsconflict).
  • Om informatie vragen over de aard en de oorzaak van de ziekte. Hoewel deze informatie niet met jou als werkgever mag worden gedeeld, kan de bedrijfsarts aan de hand daarvan wél adviseren over de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. Dat advies kan gaan om het soort werk dat de werknemer nog wel kan uitoefenen, maar kan ook betrekking hebben op door te voeren aanpassingen of interventies
  • Controleren of de werknemer thuis is op vastgelegde tijdstippen. Dit mag overigens niet op dagelijkse basis als dat niet nodig is. Voorkom bij een controle (de schijn van) willekeur door vast te leggen in het verzuimprotocol wanneer en hoe zieke werknemers worden gecontroleerd.
  • Verwachten dat de zieke werknemer naar het spreekuur komt conform de voorschriften zoals beschreven in het verzuimprotocol. Komt de werknemer vervolgens niet opdagen? Dan kun je het loon opschorten.

Re-integratie

Wat is re-integratie?

Zodra het erop lijkt dat de ziekte van je werknemer langer duurt, moet je samen werken aan zijn terugkeer. Dit wordt re-integratie genoemd.

Terugkeer kan op 2 manieren:

  1. De werknemer gaat aan het werk binnen je eigen organisatie. Dat kan in de eigen functie zijn of in een andere passende functie. Dit wordt ook wel eerste spoor genoemd.
  2. De werknemer keert terug in een passende functie bij een andere werkgever (het tweede spoor).

Hoe verloopt het re-integratietraject?

Samen met de zieke werknemer ben je verantwoordelijk voor de re-integratie. Beide partijen moeten er daarom alles aan doen om ervoor te zorgen dat de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk kan. Hierbij speelt ook de bedrijfsarts een belangrijke rol.

Jij hebt als werkgever de volgende taken:

  • Schakel de bedrijfsarts in voor verzuimbegeleiding en re-integratie. Hij maakt binnen 6 weken een probleemanalyse.
  • Leg alle afspraken die je maakt vast in een re-integratieverslag. Daarin verwerk je gaandeweg ook de concrete resultaten van de re-integratie.
  • Op basis van deze analyse maak je samen met je werknemer een plan van aanpak. Dat moet uiterlijk in de achtste week dat de werknemer ziek is.
  • Voer het plan – samen met je werknemer – uit en zorg voor regelmatig contact met de arbodienst of bedrijfsarts. Je bent verplicht om elke 6 weken de voortgang met je werknemer te bespreken.
  • Wijzigt de re-integratie? Zorg er dan voor dat je ook het plan van aanpak hierop aanpast.
  • Is je werknemer na 42 weken nog niet hersteld? Dan moet je in week 42 van de ziekteperiode bij het UWV een melding maken van langdurige ziekte.
  • Na 1 jaar ziekte moet je samen met je werknemer een (eerstejaars)evaluatie
  • In week 91 stel je een eindevaluatie
  • Hebben alle re-integratie inspanningen onverhoopt niet geleid tot een terugkeer naar het werk? Dan ontvangt jouw werknemer in de 87e ziekteweek een WIA- aanvraagformulier. Het UVW beoordeelt dan na indiening of er wordt voldaan aan de wettelijke voorwaarden.

Tip. Kijk altijd kritisch naar de adviezen van de Arbodienst. Want als het advies uiteindelijk niet klopt, dan loop je het risico dat het UWV de loondoorbetalingsplicht met een jaar verlengt. Tijdens deze periode blijft het ontslagverbod gelden en kun je de zieke werknemer dus niet ontslaan.

Twijfel je aan het advies van de Arbodienst? Vraag dan op tijd een deskundigenoordeel aan bij het UVW en laat het re-integratiedossier juridisch checken door een specialist.

Kosten

Wat kost een zieke werknemer?

Een zieke werknemer kan jouw organisatie veel geld kosten:

  • Tijdens de eerste 2 jaar moet heeft een zieke werknemer – afhankelijk van de gemaakte afspraken – recht op doorbetaling van 70% tot 100% van het laatstverdiende loon.
  • Een zieke werknemer kan niet of slechts gedeeltelijk werken. Je moet dus ook kosten maken voor het regelen van vervanging. Houd bovendien rekening met een omzetverlies in de periode tussen het moment van ziekmelding en het vinden van een vervanger.
  • De kosten voor de arbodienstverlening. Afhankelijk van de daarover gemaakt afspraken in het basiscontract, moet je rekening houden met een basisbedrag en daar bovenop een vergoeding voor de verzuimbegeleiding.
  • Houd ten slotte ook rekening met interne verzuimkosten, zoals verzuimregistratie, contact met de zieke werknemer en de kosten die de terugkeer naar een (eventueel andere passende functie) mogelijk maken.

Tip. Wil je het risico op verzuimkosten afdekken? Dan kun je overwegen om een ziekteverzuimverzekering af te sluiten. Dit zijn doorgaans wel dure verzekeringen, waarvoor bovendien vaak een eigen risico voor geldt.

Hoe zit het met loondoorbetaling?

Je werknemer heeft gedurende de eerste 2 ziektejaren recht op doorbetaling van minstens 70% van zijn laatstverdiende loon. In het eerste ziektejaar mag dit bedrag bovendien niet onder het wettelijke minimumloon uitkomen.

Ben je in de arbeidsovereenkomst een bovenwettelijke vergoeding overeengekomen? Of is er een cao van toepassing waarin afwijkende afspraken zijn gemaakt? Dan heeft je werknemer mogelijk recht op meer dan het wettelijk minimum van 70%. In de praktijk wordt vaak afgesproken dat de werknemer tijdens het eerste ziektejaar 100% van het loon krijgt doorbetaald en in het tweede jaar 70%.

Weten wanneer je een werknemer die vanwege corona niet komt werken moet doorbetalen? In mijn artikel over de loondoorbetalingsplicht bij coronagerelateerde vraagstukken vertel ik je er meer over.

Kan ik een Ziektewet-uitkering aanvragen voor mijn zieke werknemer?

Als uitgangspunt geldt dat de zieke werknemer geen recht heeft op een Ziektewet-uitkering zo lang hij nog bij jou in dienst is. Voor bepaalde situaties biedt de wet echter een vangnet. De zieke werknemer heeft dan wel recht op recht op een ziektewetuitkering, terwijl hij nog gewoon in dienst is:

  1. de werknemer is ziek door zwangerschap of bevalling;
  2. de werknemer is ziek door orgaandonatie;
  3. de werknemer heeft een no-riskpolis.
  4. de werknemer valt onder de Compensatieregeling voor oudere werknemers.

Wanneer mag ik de zieke werknemer ontslaan?

Tijdens de eerste 2 jaar ziekte mag je het arbeidscontract met een zieke werknemer in principe niet opzeggen. Op dit uitgangspunt zijn wel enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld als de werknemer de re-integratieverplichtingen schendt.

Meer weten over de mogelijkheden voor ontslag van de zieke werknemer?  In mijn artikel ‘Wanneer mag ik  mijn zieke werknemer ontslaan?’ ga ik hier uitgebreid op in.

Word jij geconfronteerd met een zieke werknemer?

En wil je je re-integratiedossier, UWV- deskundigenoordeel of de adviezen van de bedrijfsarts laten checken? Of heb je behoefte aan ondersteuning bij de hervatting van werk of ontslag? Ik ben gespecialiseerd in de begeleiding van (langdurige) ziektetrajecten aan werkgeverskant. Neem dus gerust contact met me op, ik help je graag verder.