Is jouw werknemer ziek en daardoor voor langere tijd uit de roulatie? Dan moet je starten met een re-integratietraject. Samen met je werknemer doorloop je een aantal stappen om de terugkeer naar het werk zo snel mogelijk te realiseren. Hoe begeleid je jouw werknemer tijdens dit traject?

Wat is re-integratie?

Het doel van het re-integratietraject is om jouw medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Afhankelijk van de belastbaarheid van de betreffende werknemer, kan de re-integratie zien op een (gedeeltelijke) terugkeer in de eigen functie of in een andere functie. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:

  • Re-integratie eerste spoor: de werknemer blijft dan bij jou in dienst. In eerste instantie in de eigen functie. Maar als dat niet lukt, moet je onderzoeken of terugkeer in een aangepaste (of  anders) in een andere functie mogelijk is.
  • Re-integratie tweede spoor: als de werknemer niet binnen jouw eigen organisatie kan terugkeren, komt herplaatsing bij een andere organisatie aan de orde. Hierbij wordt vaak  de hulp van een re-integratiebureau ingeschakeld, aangezien dit niet eenvoudig is.

Let op. Re-integratie is niet vrijblijvend; de Wet verbetering poortwachter legt zowel jou als  jouw werknemer re-integratieverplichtingen op.

Wanneer start het re-integratietraject?

Het proces van re-integratie start al op de dag van de ziekmelding. Vanaf dat moment moeten beide partijen er alles aan doen om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. De eerste stappen richting re-integratie worden dan ook al genomen in de eerste zes weken:

  • Je geeft de ziekmelding door aan de bedrijfsarts of arbodienst volgens de met de arbodienst gemaakte afspraken (meestal binnen een week).
  • De werknemer heeft één of meer bezoeken gebracht aan de bedrijfsarts of arbodienst.
  • Er is gekeken naar wat de werknemer niet meer kan, maar nog belangrijker: wat er nog wél mogelijk is.
  • Er is een indicatie gemaakt van de oude taken die de werknemer nog wel kan vervullen.

Het re-integratietraject start, zodra je vermoedt dat de werknemer langdurig ziek is.

Tip. Weten wat je moet doen (en vooral niet moet doen) als je werknemer zich ziek meldt? In mijn Q&A over ziekteverzuim leg ik het je uit.

Het re-integratietraject in 8 stappen

Als werkgever ben je verplicht om een actieve bijdrage te leveren aan de re-integratie van je werknemer. Hoewel ieder traject uniek is, heb ik een handig stappenplan gemaakt die als leidraad dient wanneer je geconfronteerd wordt met een zieke werknemer.

1. Re-integratiedossier bijhouden

Het is belangrijk dat achteraf inzichtelijk is wat de betrokken partijen aan re-integratie hebben gedaan. Daarom moet je als werkgever alle inspanningen vastleggen in een re-integratiedossier. Denk daarbij aan:

  • de met de werknemer gemaakte afspraken;
  • een beschrijving van de activiteiten die vanwege de re-integratie zijn ondernomen;
  • gespreksverslagen, verslagen van de bedrijfsarts en andere documenten (zoals brieven en e-mails) die betrekking hebben op de ondernomen activiteiten;
  • het verloop van het ziekteverzuim, waaronder het aantal gewerkte uren;
  • het plan van aanpak inclusief eventuele aanpassingen (zie stap 3)

Begin zo snel mogelijk (vanaf de ziekmelding) met het aanleggen van het re-integratiedossier. Wacht in ieder geval niet langer dan 6 weken met de start, want vanaf dat moment is het bijhouden van een re-integratiedossier verplicht.

Let op. Het re-integratiedossier vormt de basis voor het re-integratieverslag. In dit verslag leg je aan het UWV (aan het einde van het traject) verantwoording af over de re-integratie. Meent het UWV dat je op basis van dit verslag te weinig hebt gedaan om de werknemer weer aan het werk te krijgen? Dan loop je het risico dat er een loonsanctie wordt opgelegd. In dat geval wordt je loondoorbetalingsplicht met maximaal een jaar verlengd.

2. Probleemanalyse bedrijfsarts

Uiterlijk in de zesde ziekteweek moet je door de bedrijfsarts een probleemanalyse laten opstellen. Hierin wordt onder meer aangegeven wat de structurele mogelijkheden van de werknemer zijn en welke stappen er moeten worden gezet voor herstel en werkhervatting (al dan niet in een aangepaste of andere functie).

Let op. Kijk altijd kritisch naar het advies van de bedrijfsarts. Het UWV kan namelijk een loonsanctie opleggen als dit advies onjuist blijkt te zijn en jij dit onterecht hebt opgevolgd. Laat het re-integratiedossier bij twijfel daarom checken door een arbeidsrechtspecialist en vraag zo nodig op tijd een deskundigenoordeel aan bij het UWV.

3.  Plan van aanpak

Op basis van de door de bedrijfsarts opgestelde probleemanalyse, stel je uiterlijk in de achtste ziekteweek– samen met je werknemer – een plan van aanpak op. Daarin leg je vast of en hoe de werknemer kan re-integreren. Allereerst stel je daarvoor een re-integratiedoel vast:

  • De werknemer keert zo mogelijk – eventueel op aangepaste werkplek – in eerste instantie terug binnen zijn eigen functie.
  • Lukt dat niet? Dan gaat de werknemer binnen jouw organisatie aan de slag in een andere passende functie.
  • Pas als het voorgaande niet mogelijk is, wordt het doel van de re-integratie dat de werknemer terugkeert bij een ander bedrijf.

Vervolgens bekijk je hoe je het re-integratiedoel kunt bereiken. Deze route is voor iedereen anders. Een aangepaste werkplek, psychologische begeleiding, trainingen of omscholing: samen met je werknemer, de arbodienst (of ander gespecialiseerd bedrijf) en eventueel het re-integratiebureau, geef je invulling aan het re-integratietraject.

4. Voortgangsgesprekken met de werknemer

Minstens één keer in de zes weken moeten jullie een voortgangsgesprek voeren. In de praktijk vinden deze gesprekken meestal vaker plaats. Zeker op het moment dat de werknemer zijn werk – doorgaans aan de hand van een opbouwschema – weer gaat hervatten.

Als werkgever ben je verplicht om de voortgang van de re-intergratie vast te leggen in het re-integratiedossier. Registreer daarom wanneer en hoe de gesprekken hebben plaatsgevonden, wat er is besproken en welke afspraken er zijn gemaakt. Zo kun je goed (blijven) monitoren of de eerder gestelde doelen zijn behaald.

Loopt de re-integratie vast?

Dan is het tijd voor een UWV-deskundigenoordeel. Een onafhankelijke deskundige analyseert dan de medische situatie en doet een uitspraak over bijvoorbeeld:

  • de mate van arbeidsongeschiktheid van de werknemer;
  • in hoeverre de werknemer zich voldoende inspant om mee te werken aan zijn eigen re-integratie (overigens kan de werknemer ook een oordeel vragen over de re-integratie-inspanningen van jou als werkgever);
  • of de beoogde functie passend is;
  • het moment waarop de werknemer zijn eigen functie weer kan uitvoeren.

Het deskundigenoordeel kan helpen om een ontstane patstelling te doorbreken. Je bent echter niet verplicht om het oordeel op te volgen. Wel kan het oordeel invloed hebben op de uitkomsten van de latere toets van het UWV of je als werkgever voldoende aan re-integratie hebt voldaan. Zorg daarom dat je de aanvraag goed onderbouwt en laat je zo nodig bijstaan door een arbeidsrechtdeskundige. Laat je ook voorlichten over de mogelijkheden om het loon van de werknemer op te schorten of stop te zetten voor een tijdige bijsturing.

De procedure neemt ongeveer 2 tot 4 weken in beslag en kost voor jou als werkgever € 400,-. Heb je het deskundigenoordeel nodig voor een ontslagaanvraag? Dan kost het niets.

5. Ziekmelding bij het UWV

Is je werknemer na 42 weken nog steeds niet aan het werk? Meld hem dan ziek bij het UWV. Dat moet uiterlijk op de eerste werkdag nadat de werknemer 42 weken ziek is.

6. Eerstejaarsevaluatie

Als je werknemer na een jaar nog niet (helemaal) aan het werk is, is het tijd om de voortgang van de re-integratie met je werknemer te bespreken binnen de Eerstejaarsevaluatie.

Is de re-integratie al vaker vastgelopen? Dan kan het verstandig zijn om – in overleg met de bedrijfsarts – een arbeidsdeskundige in te schakelen die onderzoekt of het aangeboden werk passend is. Dit is vaak ook het moment om – zo nodig parallel- een 2e spoor traject in gang te zetten en te onderzoeken of re-integratie bij een andere organisatie tot de mogelijkheden behoort. Dat geldt ook in de situatie dat de werknemer wel geschikt is voor het verrichten van zijn eigen werk.

Let op. Start dit traject niet te laat op en zorg er zo voor dat er voldoende tijd over blijft om nog tot daadwerkelijke re-integratie of bijsturing daarvan te komen.

7. Eindevaluatie

Is  jouw werknemer na bijna 2 jaar nog steeds ziek? Dan moet je uiterlijk in week 91 in een eindevaluatie aangeven hoe de re-integratie ervoor staat. Dat doe je op basis van een actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst. Gaat je werknemer eerder ziek uit dienst? Ook dan moet je de eindevaluatie invullen.

Vanaf het moment dat de werknemer 88 weken ziek is, kan hij een WIA-uitkering aanvragen. Zowel jij als je werknemer ontvangen hierover een brief. Bij de aanvraag van de WIA-uitkering beoordeelt het UWV (voor het eerst) of er voldoende is gedaan aan de re-integratie. Dat gebeurt op basis van het re-integratieverslag (RIV). Daarin staat alle informatie met betrekking tot de re-integratie van de werknemer, waaronder alle formulieren die je gedurende het ziektetraject moet invullen en het re-integratiedossier.

8. WIA-aanvraag

Het is belangrijk dat jouw werknemer de WIA-aanvraag uiterlijk in de 93e ziekteweek indient. Zorg er dus voor dat je werknemer uiterlijk in deze week beschikt over een compleet re-integratieverslag. Wordt de aanvraag te laat ingediend? Dan kan dat voor jou betekenen dat je het loon langer moet doorbetalen. Help je werknemer daarom bij de WIA-aanvraag om te voorkomen dat de aanvraag te laat wordt ingediend.

Tip. Werkt jouw werknemer onvoldoende mee aan (een goede afronding van) het re-integratietraject? Voorkom dan dat er een loonsanctie aan jou wordt opgelegd en onderneem op tijd actie. Dat kun je doen door het loon eerst (tijdelijk) op te schorten en daarna bij onvoldoende effect de loondoorbetaling eventueel stop te zetten. Waarschuw de werknemer wel eerst schriftelijk voordat je overgaat tot het opleggen van dergelijke sancties en leg het daarna ook schriftelijk vast als de je sancties hebt toepast.  Is er sprake van blijvende schending van de re-integratieverplichtingen? Dan zijn er mogelijkheden om de werknemer te ontslaan.

Voorkom een loonsanctie!

Tijdens de ziekteperiode betaal je het loon van je werknemer gedurende 2 jaar gedeeltelijk door. Is na deze 2 jaar voldoende aan de re-integratie gewerkt? Dan heeft je werknemer geen recht meer op loon én vervalt ook het opzegverbod. Ontslag na 2 jaar ziekte is dan onder voorwaarden mogelijk.

Maar vindt het UWV dat er onvoldoende aan de re-integratie is gedaan? Of heb je je re-integratieverslag niet of te laat op orde? Dan kan het UWV jouw loondoorbetalingsplicht met wel een jaar verlengen. Tijdens deze periode mag je je zieke werknemer niet – uitzonderingen daargelaten –  ontslaan.

Zorg er dus voor dat je de hiervoor beschreven stappen in het re-integratietraject goed doorloopt en onderneem op tijd actie. Twijfel je of je wel voldoet aan de re-integratieverplichtingen? Laat dan een arbeidsrechtjurist meekijken en/of vraag op tijd een deskundigenoordeel aan.

Geen onnodige problemen tijdens de re-integratie?

Is jouw werknemer langer ziek? Loopt de integratie stroef? Of wil je een loonsanctie voorkomen? Ik ben gespecialiseerd in de begeleiding van werkgevers bij (langdurige) re-integratietrajecten. Neem dus gerust contact met me op, ik help je graag verder.