Verkeert jouw bedrijf in slecht weer? Of is jouw branche de afgelopen tijd sterk veranderd? Dan is een reorganisatie soms onvermijdelijk. Hoe vervelend ook, dat betekent vaak dat er mensen moeten worden ontslagen. Daar komt veel bij kijken. Als werkgever krijg je namelijk met veel (complexe) regels te maken. Wie deze regels kent en goed toepast, komt snel(ler) tot een succesvolle reorganisatie. Met deze praktische leidraad maak ik daarom inzichtelijk welke stappen je moet zetten én hoe je dat doet.

FASE 1: Voorbereiding

Een goed begin is het halve werk. Dat geldt zeker voor een succesvolle reorganisatie. Daarom moet je in de eerste fase van het reorganisatieproces een aantal stappen zetten die cruciaal zijn om snel tot het gewenste eindresultaat te komen.

Stap 1: Stel een reorganisatieplan op

De allereerste stap is het opstellen van een reorganisatieplan. In dit plan maak je duidelijk waarom de voorgenomen herstructurering onvermijdelijk is. En licht je toe hoe de nieuwe organisatie eruit komt te zien.

Benieuwd hoe je dat doet? In mijn artikel over het reorganisatieplan leg ik het je uit.

Stap 2: Maak een afvloeiingsregeling

Vervolgens moet er een afvloeiings- of ontslagregeling worden opgesteld. Daarin leg je alle voorwaarden en voorzieningen vast, die gelden voor het vertrekkende personeel.

Meer weten? Lees mijn artikel over de afvloeiingsregeling.

Stap 3: Formuleer de grondslag van het reorganisatiebesluit

Voor bedrijfseconomisch ontslag heb je een ontslagvergunning van het UWV nodig. Deze vergunning krijg je alleen als jouw reorganisatiebesluit voldoet aan de UWV-uitvoeringsregels. Houd er bij de voorbereiding van het besluit daarom rekening mee dat je aan de volgende 3 de voorwaarden moet voldoen:

  1. Er is sprake van een bedrijfseconomische reden;
  2. Je hebt de juiste ontslagvolgorde toegepast;
  3. Er zijn geen mogelijkheden om de werknemer – al dan niet met scholing – te herplaatsen binnen de onderneming.

 

Stap 4: Stel een voorlopige ontslaglijst op en neem een voorgenomen besluit

Zodra duidelijk is hoe de nieuwe organisatie eruit gaat zien, kan er een voorlopige ontslaglijst worden opgesteld. Aan deze lijst worden nog geen (namen van) werknemers gekoppeld. Het gaat in deze fase meer in algemene zin om de vaststelling van het aantal fte’s, arbeidsplaatsen en functies dat komt te vervallen. Deze gegevens kun je toevoegen aan het reorganisatieplan.

Is er een Ondernemingsraad (OR) aangesteld? Dan moet er eerst advies worden gevraagd aan de OR (zie stap 5), voordat er een definitief besluit kan worden genomen. Totdat dit advies er is, wordt gesproken van een voorgenomen besluit. Het voorgenomen reorganisatiebesluit moet duidelijkheid geven over de redenen van de reorganisatie, de gevolgen voor de werknemers en hoe die gevolgen moeten worden opgevangen.

FASE 2: Overleg (en melding)

Na de voorbereiding kun je in de meeste gevallen nog niet meteen beginnen met de uitvoering van de reorganisatie. Het kan zijn dat er eerst moet worden overlegd met de ondernemingsraad (OR), de personeelsvertegenwoordiging en/of de vakbonden. Ga daarom altijd na of je (en zo ja, welke) stappen jij in de tweede fase van het reorganisatieproces moet zetten.

Stap 5: Vraag advies aan de OR, PVT of PV

Of je een adviesaanvraag moet doen hangt af van de grootte van jouw organisatie:

Stap 6: Stel vast of er sprake is van een collectief ontslag

Voor collectieve ontslagen gelden op grond van de Wet Melding Collectief Ontslag (WMCO) aanvullende regels. Is bij jou sprake van een collectief ontslag?Dan moet de vakbonden raadplegen en een melding doen bij het UWV. In het artikel over de regels bij collectief ontslag lees je hier meer over.

FASE 3: Uitvoering

Is het reorganisatiebesluit voldoende voorbereid en is daarover – indien nodig – overleg gevoerd met de OR? Dan kan de definitieve ontslaglijst worden vastgesteld en kan het besluit tot reorganisatie worden genomen. Vervolgens moeten de volgende stappen worden gezet:

Stap 7: Dien een voorlopige ontslagaanvraag in bij het UWV

Voldoe je aan de voorwaarden voor ontslag van de werknemer(s) (zie stap 3)? Dan kun je het ontslag bij het UWV aanvragen.

Meestal is het verstandig om met de betreffende werknemers eerst uit te onderzoeken of jullie er onderling uit kunnen komen. In dat geval is het wel heel belangrijk om eerst een voorlopige aanvraag in te dienen bij het UWV. Zo voorkom je dat werknemers zich snel ziek melden om ontslag te voorkomen.

Stap 8: plan plenaire en individuele bijeenkomsten.

Een reorganisatie is een emotioneel beladen aangelegenheid. Voor het slagen van een reorganisatie is een goede communicatie daarom van cruciaal belang. Zorg er daarom voor dat de noodzaak, het doel, de te treffen maatregelen (en de gevolgen daarvan) goed en duidelijk worden overgebracht. Dat doe je door eerst een plenaire en daarna een individuele bijeenkomst in te plannen.

Benieuwd hoe je dit goed aanpakt? Lees mijn 5 tips voor het aanzeggen van ontslag bij een reorganisatie.

Stap 9: dien de UWV-formulieren B en C in

Voor de boventallige werknemers waarmee geen beëindigingsovereenkomst wordt gesloten, moet de ontslagprocedure worden voortgezet. Dat doe je door de aanvraagformulieren B en C (tegelijkertijd) aan te leveren. In mijn artikel over de ontslagaanvraag bij het UWV leg ik uit hoe je dat aanpakt.

Stap 10: zeg de arbeidscontracten op

Heb je toestemming van het UWV? Zorg er dan voor dat je het arbeidscontract binnen 4 weken na de beslissing van het UWV opzegt. Opzeggen doe je schriftelijk en tegen contractuele of wettelijke opzegtermijn. De behandelingsduur van het UWV mag je hierop in mindering brengen, mits er dan nog een opzegtermijn van 4 weken geldt.

Let op. Wil je nieuw personeel aannemen voor dezelfde of een vergelijkbare functie? Dan moet je rekening houden met de wederindiensttredingsvoorwaarde.

Heb je nog vragen over jouw reorganisatie?

Neem dan gerust contact met me op. Ik help je graag verder.