Is inkrimping of herstructurering van jouw organisatie onvermijdelijk? Dan moet je een reorganisatieplan opstellen. Daarin staat waarom de reorganisatie nodig is, wat het doel daarvan is en hoe de uitvoering plaatsvindt.  In dit artikel lees je hoe je een goed reorganisatieplan opstelt.

Waarom moet je een reorganisatieplan opstellen?

Het reorganisatieplan vormt de basis voor de herinrichting van de organisatie. Een sterke basis draagt bij aan het sneller nemen van een besluit.

Toestemming van het UWV is vereist

Als er werknemers moeten worden ontslagen, dan is toestemming van het UWV vereist. Daarvoor moet je aantonen dat er sprake is van een bedrijfseconomische noodzaak. Het reorganisatieplan is in de praktijk de plek om deze noodzaak aan te tonen.

Steun van betrokkenen

Wordt het hoe en waarom van de reorganisatie goed uitgelegd en onderbouwd? Dan moet het voor alle betrokkenen duidelijk zijn dat de reorganisatie onvermijdelijk is. Een goed reorganisatieplan helpt je daarom draagvlak te creëren bij:

Wat staat er in het reorganisatieplan?

Het reorganisatieplan moeten een aantal onderdelen worden opgenomen. Ik bespreek hieronder de belangrijkste.

De aanleiding voor de reorganisatie

Beschrijf de (in- en externe) gebeurtenissen en ontwikkelingen die tot de problemen hebben geleid.

De huidige organisatiestructuur

Maak een organogram en geef een overzicht van het personeelsbestand. Geef per afdeling en functie aan wat de personeelssterkte is. En beschrijf per functie:

  • de taak;
  • verantwoordelijkheden;
  • functie- en opleidingseisen, en;
  • beloningsniveau.

De oorzaak van de reorganisatie

Maak inzichtelijk waarom ontslag van personeel onvermijdelijk is. Dat kan bijvoorbeeld gaan om een slechte financiële situatie. Overbezetting door werkvermindering. Of een technologische of organisatorische verandering. De bedrijfseconomische omstandigheid die wordt aangevoerd moet daarbij worden onderbouwd. In mijn artikel over ontslag wegens bedrijfseconomische omstandigheden lees je waar je op moet letten.

Prognose bij ongewijzigd beleid

Beschrijf wat er gebeurt als je niets doet. Wat is dan het perspectief en de strategie van de organisatie? Onderbouw deze prognose met historische financiële kerngegevens voor de komende 26 weken. Hiermee moet je aan kunnen tonen dat er een structurele oorzaak aan de reorganisatie ten grondslag ligt.

Verrichtte inspanningen

Geef aan welke maatregelen er al zijn getroffen om de kosten te verminderen. Heb je bijvoorbeeld al een vacaturestop doorgevoerd? En wat heb je gedaan om je omzet te vergroten? Geef hierbij een financiële onderbouwing.

De nieuwe organisatiestructuur

Stel een organogram op van de nieuwe organisatie. Maak daarbij een inschatting van de gemiddelde personeelssterkte per afdeling en per functie.

Geef vervolgens een toelichting op de functies die na de reorganisatie in het bedrijf aanwezig zijn. Met andere woorden, beschrijf (ook hier) per nieuwe functie:

  • de taak;
  • verantwoordelijkheden;
  • functie- en opleidingseisen, en;
  • het beloningsniveau.

Overwogen alternatieven

Licht toe welke alternatieven er zijn overwogen om je bedrijf weer gezond te maken. Maak daarbij duidelijk welke overwegingen doorslaggevend zijn geweest om tot het gekozen alternatief te komen. Geef daarbij ook aan wat de financiële, strategische en economische voordelen zijn van het gekozen alternatief en onderbouw dit met cijfers.

Concrete gevolgen

Beschrijf welke gevolgen de reorganisatie heeft voor de werknemers. Daarbij moet je eerst bepalen wie boventallig wordt. Dat doe je door het afspiegelingsbeginsel toe te passen. Licht vervolgens toe welke boventallige werknemers binnen de nieuwe organisatie kunnen worden herplaatst.

Verzachtende maatregelen

Maak inzichtelijk hoe de gevolgen voor het personeel worden verzacht. Dat kun je bijvoorbeeld doen door een afvloeiingsregeling of een sociaal plan op te stellen.

Tijdpad

Geef een indicatie van het tijdpad van de reorganisatie. Wanneer verwachten jullie welke stappen te zetten?

Startpunt bij een reorganisatie

Het opstellen van een reorganisatieplan is de eerste stap bij een herstructurering. Benieuwd naar de andere stappen? Check het stappenplan reorganisatie waarin ik in 10 stappen inzichtelijk maak wat er allemaal bij een reorganisatie komt kijken.

Voorbeeld reorganisatieplan

Benieuwd naar hoe een reorganisatieplan eruitziet? Ik heb een voorbeeldplan opgesteld. Laat het me gerust weten als je die wilt ontvangen

Hulp nodig bij het opstellen van een reorganisatieplan?

Ik help je graag verder. Is er al een reorganisatieplan opgesteld? Ook dan kijk ik graag mee om onnodige vertraging en kosten te voorkomen.